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番茄工作法是什么?要如何运用?

对于番茄工作法,我认为,开始的时候,可以严格地遵守,养成习惯以后,就可以灵活地应用,抓其实质,而非形式。

一、番茄钟

需要的仅仅是一个计时器

以25分钟为一个番茄钟周期,周期开始时用计时器计时,抛弃脑中的时间焦虑,全身心投入手中的工作中,直到闹钟响起,立刻停止工作。以短时间作为目标,增加工作完成的满足感。
番茄钟之间用3~5分钟进行深度休息,劳逸结合,激发下个番茄钟工作的动力。
每4个番茄钟结束后进行大休,时间为15~20分钟。

二、如何规划属于自己的番茄时间

共需要三张纸,一支笔

第一张纸,名叫《ToDo》,将所有近期需要做的事情都记录在这张纸上,每周一张,记录当周要做的事项,按横纵划分四个象限(右方和上方自古以来就是正方向),完成的事项划掉

第二张纸,《DoIt》,记录今日待办。每日工作开始前,选择《ToDo》中的优先级最高的事件放入此表, 然后为待办事项组织NextActions列表,每一步是一个番茄钟的时间。最后预留一部分时间给计划之外的紧急事件。
第三张纸,《Record7s.20XX-YY》在每日工作结束之前记录执行数据,该表对应《ToDo》记录一周的数据。每天记录以下方面:

每周结束后(与整理资料同时进行)建立当周原始数据索引,并把ToDo中未完成事项录在该表最后。

三 、如何执行

计划-执行-追踪-记录-优化

  1. 头天晚睡前查阅当周《ToDo》,划掉已完成的任务
  2. 选择一定要完成的事项计入《DoIt》
  3. 预划NextActions分配相应番茄钟,任务写得详细些,最好有数据支持
  4. 拧开番茄钟,Do It !
  5. 执行中记录打断数,查阅《DoIt》
  6. 编辑日志《Record7s.20XX-YY》

四、执行细节:

1.计划:

  • 《DoIt》中的事项按优先级排序
  • 为每项活动预估番茄钟(即时间),但注意不要超过每天能承受的最大番茄钟数量,并为临时事件留出空间。
  • 按照预估番茄钟数量,在今日待办表中对应任务的右侧画上相应数量的小方格。
  • 大的任务打散成小的番茄,几个很小的事情可以凑成一个番茄钟内完成。
  • 工作时只想着工作,全局的纵览和思考应放到早晨规划,晚间总结和番茄钟开始的选择时。
  • 为了帮助选择 action 去做,GTD 要求给每个 action 确定一个 context,也就是说在哪里做

2.执行:

  • 用荧光笔标注当前任务后,专注完成它。
  • 每完成一个番茄钟,在右边的小方格中画一个√。如果小方格已满,但活动仍未完成,则进行二次预估,用方框+表示。
  • 休息结束后检视任务优先级,决定继续相同任务,还是切换到更高优先级的任务。番茄钟内禁止切换任务,如果番茄钟内已完成工作,则进行过度学习(即复习、检查任务完成情况)。
  • 时间到点后,立刻停止工作。休息时间不可想前一个番茄钟或后一个番茄钟的事情,番茄钟的选择要在休息结束后进行。因为在你承受着压力的情况下继续工作,那后果是很严重的。你的大脑为了整合新的信息, 以及保留更多的精力为解决下一个难题做准备,这都需要休息时间。 这很类似于长跑运动员对休息时间的掌控。在马拉松赛场上,运动员们都明确 自己的实力,知道什么时候该休息,什么时候该努力追赶。并且每 25 分钟一次休息,人们会从不 同的角度思考问题,找出不同的解决方案,还有人们会时常发现需要改正的地方。这一切都 在强力地刺激着人们的创造力,因此放松提高了连续工作的效率。
  • 在规定时间内早早完成了,就复习执行内容直到钟响。过度学习能带来更好的提升。
  • 就是在每个番茄的开始(或之前),先用一点点时间(经验证明,操作习惯了之后,可能不需要30秒都),想一下“这个番茄做什么。要达到的程度”

3.跟踪:

  • 遇到内部中断,记(·);遇到外部中断,记(*)。
  • 造成中断的临时事项直接计入《ToDo》或者「Idea」。
  • 需立即执行的较长中断,直接分配临时番茄钟执行,当下番茄钟报废。
  • 减少打断的影响原则是——让打断变成任务。尽量减轻打断的紧急程度,划归专用番茄,短时间直接处理,时间长给出新番茄。记录打断,分析紧要性,安排专用番茄并拖延执行打断,咨询他人意见减轻外部打断后果:这些是“保护番茄钟”的好方法

4.记录:

  • 除了按表格记录数据外,适当回忆细节,尤其是中断细节,计入改进空间。
  • 可考虑用更加直观的方式体现执行情况,其目的是根据反馈出来的准确率提升估测能力,其中包括定性与定量:定性估测有助于减少不必要的任务的执行,优化时间精力的利用率;定量估测有助于减少焦虑,更准确地衡量任务进度。

5.处理:

  • 25分钟只是作者进行实践后给大家的建议,可以在自己分析自己的记录后进行更改(比如说实践过程中的中断太多,可以考虑缩减番茄钟周期时间)。但每次更改都要在上一个更改实践实施2周后才能更改,确定它是否真的不合适自己,太频繁的更改只会给工作带来紊乱,并且长时间的实践才能真正体现出周期时间的合适度。
  • 我们可以通过一系列提高时间意识的训练来刺激人们感受时间的能力,这种新的时间感会使人们的注意力更加集中。这些优化内容包括:番茄钟的声音和形状,响铃特色,一般机械钟的效果最佳。
  • 制作一份作息时间表 :作息时间表是一种自我约束;作息时间表能清楚得把工作时间和空闲时间区分开;作息时间表是对每日进程和结果的估测; 心理学上有种病叫“再要五分钟综合症”, 遵守作息时间表会提高对这种病的免疫力。 安排作息时间表的关键是:要清楚地知道自己,怎样的安排对自己是最有效的。一般来 说,一轮设定为四个番茄时间被认为是最有效的
  • 记忆任务的特殊情形:是艾宾诺斯记忆曲线。 POINT是“在遗忘率最高的时候复习”划定专用时间去记忆,否则太离散坚持不了

五、写在结尾

待办事项不分巨细的记录,以及对最高优先级事项的确定,保证了当下做得事情是最应该做的;
NextActions列表,将任务分配瓦解大大提升了完成的期望,倒计时的番茄钟就像一个不断产生正面反馈的进度条,降低了对时间焦虑感,增加了接近目标的满足感;
对打断的处理方案能让我们更好地处理不必要的冲动,从而有更多的时间专注于更应该做的事情上面;

干净利落的番茄钟和良好的作息节奏,使得对任务的执行很容易上手,并且方便调整,这在很大程度上减少了拖延的可能。

以上这4则特点依次对应了拖延公式「动机 = (期望 x 价值感) / (冲动 x 推迟)」里的四个要素。 所以番茄工作法很好地解决了以下问题:增强了做事的热情和信心,加快学习和工作进度,减少打断次数、集中注意力,缓解时间流逝的压力,此外还极大提升了判断与评估的能力…

此外要知道番茄工作法本身的一些特性,它首先强调了时间的具体连续性;运用中侧重通过记录数据、观察分析的反馈来确保执行、优化提升,所以切记番茄工作法的首要任务是记录;这种工作法也是一种克制拖延的约束,当我们完成了该完成的事项后,可以脱离这种束缚,所以在空闲时间我们是不需要番茄工作法的;在时间管理中,反馈非常重要,番茄工作法也不例外,如果担心坚持不下去,可以考虑开始时依靠别人的监督,自然地实现了完成就奖励,拖延就惩罚;番茄工作法的特性使得其尤其适用于SOHO一族,一位同样读过此书的读者说——
“我从去年开始,读书的效率大幅提升,其中一个原因就是专注,在读书的时候,我几乎不做别的,而且即使同是读书,不须讳言,在假期里效率也会更高,因为少打扰,这样的时候,其实我是在使用番茄工作法,只是我的时间间隔,不是象25分钟这样短,而且我也不是严格地按照定好的时间+休息+定好的时间这样,对于番茄工作法,我认为,开始的时候,可以严格地遵守,养成习惯以后,就可以灵活地应用,抓其实质,而非形式。”
同样用她说过的那句话作为结语勉励自己吧:对于一个珍惜生命、珍惜时间的人,头脑里会有一个无形的番茄钟,时刻在提醒。

作者:李顺平
来源:知乎
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作者: 番小编

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